Dalam upaya mendukung digitalisasi sektor
pendidikan dan meningkatkan efisiensi penyediaan layanan informasi, tim
mahasiswa Program Studi Sistem Informasi Universitas Bina Sarana Informatika
(UBSI) resmi memperkenalkan "Monika
Lib". Monika Lib merupakan sistem informasi perpustakaan berbasis web
terintegrasi yang dirancang khusus untuk merombak tata kelola administrasi
konvensional menjadi serbadigital di lingkungan SD/SMP Santa Monika.
Pengembangan platform inovatif ini
dipelopori oleh tiga mahasiswa bertalenta UBSI, yaitu:
1.
Alexhandra Dea Alfani
(19241661)
2.
Siti Camalia Nadiroh Ansyari
(19242007)
3.
Irmina Advensia (19242024)
Proyek ini dilatarbelakangi oleh urgensi
kebutuhan fasilitas sekolah modern yang selama ini masih mengandalkan
pencatatan fisik manual. Melalui metode koridor terstruktur Waterfall, sistem dikembangkan secara
bertahap mulai dari analisis mendalam, pemodelan arsitektur data, hingga
pengujian komprehensif guna memastikan akurasi tinggi serta meminimalkan
terjadinya kesalahan (human error).
Sebelum adanya Monika Lib, pengelolaan data sirkulasi buku, katalog buku, hingga rekapitulasi buku tamu kunjungan di SD/SMP Santa Monika dilakukan secara manual menggunakan buku besar fisik. Metode lawas tersebut kerap memicu berbagai hambatan operasional, seperti risiko kehilangan arsip dokumen, lambatnya pencarian ketersediaan koleksi, dan tertundanya pelaporan berkala. Evaluasi atas problem dasar inilah yang melahirkan pemecahan sistemik menggunakan pendekatan analisis PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service).
“Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan yang kami lakukan di SD/SMP Santa Monika, kami menemukan bahwa pengelolaan perpustakaan masih dilakukan secara manual sehingga menimbulkan berbagai kendala dalam proses administrasi. Oleh karena itu, kami menciptakan Monika Lib sebagai sistem informasi perpustakaan berbasis web yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional sekolah, mulai dari pengelolaan data buku, data siswa, transaksi peminjaman, hingga penyusunan laporan perpustakaan.”
Sistem informasi berbasis
web ini membawa sejumlah fitur unggulan strategis yang diintegrasikan dalam
satu platform operasional Admin, di antaranya:
• Dashboard Informatif
Real-Time: Menyajikan ringkasan indikator utama
perpustakaan secara visual, meliputi total stok buku, kuantitas buku yang
sedang aktif dipinjam, hingga jumlah kunjungan harian.
• Manajemen Katalog &
Data Siswa Digital: Memfasilitasi pustakawan untuk
menambah, mengubah, melakukan pencarian kilat, hingga menghapus data siswa
maupun komoditas buku secara akurat.
• Sirkulasi Otomatis
terintegrasi: Mengotomatisasi alur pencatatan
transaksi peminjaman, pelacakan tanggal jatuh tempo, pembaruan status
peminjaman, hingga penghitungan denda keterlambatan buku.
• Pelaporan Eksekutif PDF: Fitur pencetakan laporan administratif perpustakaan secara instan,
rapi, dan terstruktur yang siap digunakan sebagai bahan evaluasi berkala oleh
manajemen sekolah.
Dari segi keamanan, platform Monika Lib
dilengkapi dengan mekanisme autentikasi login
terenkripsi untuk membatasi hak akses sistem hanya kepada administrator resmi
yang berwenang. Melalui penerapan konsep nir-kertas (paperless), sekolah tidak hanya mampu memangkas biaya operasional
pengadaan alat tulis kantor secara ekonomis, melainkan juga mengamankan aset
data logistik buku berharga ke dalam sistem basis data MySQL yang berbasis
struktur Logical Record Structure (LRS).
Dengan hadirnya inovasi berbasis web ini, diharapkan kualitas pelayanan literasi di SD/SMP Santa Monika dapat melompat lebih jauh, memberikan kemudahan bagi pustakawan dalam bekerja, serta menyuguhkan keterbukaan informasi yang cepat dan efisien demi menyokong ekosistem belajar mengajar yang lebih cerdas pada era digital ini.
Tentang Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI)
Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) merupakan salah satu perguruan tinggi terkemuka di Indonesia yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Melalui Program Studi Sistem Informasi, UBSI berkomitmen melahirkan lulusan berkualitas yang mampu menciptakan solusi digital inovatif dan aplikatif bagi berbagai problematika nyata di tengah masyarakat dan lembaga pendidikan.
